Im Rahmen des Projekts „Innovationsraum für generative KI am KIT“ haben wir im Mai und Juni drei Workshops zur Entwicklung individueller Chatbots durchgeführt. Ziel war es, Teilnehmende aus Lehre, Forschung und Verwaltung dabei zu unterstützen, eigene Chatbots für spezifische Anwendungsfälle zu konzipieren, zu erstellen und in bestehende Systeme wie ILIAS, Websites oder Intranet zu integrieren. Grundlage eines solchen Chatbots ist jeweils eine definierte Wissensbasis sowie ein Systemprompt, der das Verhalten des Bots steuert. Dabei wurden Anforderungen an Datenschutz, Informationssicherheit und das KIT-Leitbild für KI konsequent berücksichtigt.

Die thematisch differenzierten Workshops richteten sich an Lehrende (09. Mai), Mitarbeitende in der Administration (27. Mai) sowie Forschende (04. Juni). In allen Bereichen wurden potenzielle Nutzungsszenarien identifiziert und erste Prototypen entwickelt. Diese werden sukzessive in der nächsten Zeit auf den Webseiten sichtbar.

• In der Lehre standen Unterstützungsfunktionen wie Wiederholung von Inhalten, individuellere Prüfungsvorbereitung oder Hilfe bei Hausarbeiten im Fokus.
• In der Verwaltung wurden Chatbots unter anderem zur Orientierung im Intranet und auf der Website, zur Unterstützung bei Anträgen und Formularen sowie zur Verbesserung der internen Kommunikation konzipiert.
• In der Forschung reichten die Einsatzmöglichkeiten von der Literaturrecherche über Fachfragen bis zur kollaborativen Wissensorganisation und Öffentlichkeitsarbeit.

Ergebnisse und Rückmeldungen

Die Resonanz in den Workshops war durchweg positiv. Gelobt wurden insbesondere die klare Strukturierung der Arbeitsmaterialien sowie der praxisorientierte Zugang zur Technologie. Viele Teilnehmende äußerten Erstaunen darüber, wie schnell ein funktionsfähiger Prototyp erstellt werden konnte. Gleichzeitig wurden auch Herausforderungen benannt: Fachbegriffe und technische Konzepte waren für Einsteiger:innen nicht immer selbsterklärend. Probleme traten vereinzelt bei Uploads oder bei der Verknüpfung mit der Wissensbasis auf. Auch wurde deutlich, dass insbesondere textarme Inhalte (z. B. grafische Lehrmaterialien) die Bot-Erstellung erschweren können.

Schlüsse und Perspektiven

Die Workshops haben gezeigt: Chatbots sind ein vielseitig einsetzbares Werkzeug am KIT – sie funktionieren und stoßen auf großes Interesse und sind mit relativ einfachen Mitteln umzusetzen.

Wir haben gelernt, dass in der Lehre eher passgenaue Lösungen gebraucht werden, die sich an den jeweiligen didaktischen Zielen orientieren. In diesem Fall sind vor allem individuelle Chatbots sinnvoll, etwa zur Unterstützung beim Lernen oder zur Organisation des Studiums.

In der Verwaltung und Forschung dagegen zeigt sich, dass individuelle Bedarfe häufig als übergreifende, zentrale Lösungen praktikabler sind – beispielsweise ein Chatbot für das Intranet oder bestimmte Servicebereiche. Statt vieler kleiner Bots steht hier im Vordergrund, zentrale Informationen gut strukturiert zugänglich zu machen.

Wie geht es weiter?

Auf Basis der bisherigen Erfahrungen erarbeiten wir derzeit ein Konzept für den weiteren Einsatz von Chatbots am KIT. Im Zentrum steht die Frage, wie zentrale und dezentrale Lösungen sinnvoll miteinander kombiniert werden können – also ob einzelne Bereiche eigene, spezialisierte Bots benötigen oder zentrale Chatbots für mehrere Einrichtungen nicht besser geeignet sind.

Ziel ist es zudem, die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für einen verlässlichen Betrieb zu schaffen und weiterzuentwicklen – etwa im Hinblick auf Infrastruktur, Support, Datenschutz und Aktualität der Inhalte, zum Beispiel durch eine automatisierte Verknüpfung mit Webseiteninhalten.

Die Rückmeldungen aus den Workshops sind dafür eine wertvolle Grundlage. Darauf aufbauend entwickeln wir tragfähige Strukturen, die den Einsatz von Chatbots am KIT nachhaltig, zuverlässig und einfach ermöglichen.