Kofferlösung zur Ausleihe für hybride Seminare und Besprechungen

Koffer ausleihen und loslegen. Ob hybrides Institutsseminar oder hybride Besprechung – die Koffer enthalten alles Notwendige, damit Sie mit wenigen Handgriffen mit Ihrem Laptop Personen vor Ort und per MS-Teams oder Zoom zugeschaltete Teilnehmende gleichermaßen beteiligen können.

Personen, die vor Ort anwesend sind und weitere Personen, die online zugeschaltet werden – so sieht das Setting eines hybriden Seminars oder einer hybriden Besprechung aus. Besonders praktisch ist das in international agierenden Teams oder zur Verbesserung der Teilhabemöglichkeiten, wenn die physische Präsenz schwierig ist oder einen hohen Aufwand bedeuten würde. Externe Standorte können sich so zum Beispiel deutlich einfacher und häufiger an Besprechungen beteiligen.

Da eine fest eingebaute Lösung in einem speziellen Raum häufig wirtschaftlich nicht sinnvoll ist, bietet sich ein mobiles Angebot zur Ausleihe eher an. Um das am KIT zu ermöglichen, haben die KIT-Bibliothek, das Digital Office und das ZML gemeinsam an einer vom Präsidium geförderten Lösung gearbeitet. Insgesamt stehen zwei Koffer und ein Kandao Meeting Pro jeweils am Campus Süd und Campus Nord zur Ausleihe zur Verfügung. Die Reservierung und Ausleihe erfolgt über das Medienzentrum der KIT-Bibliothek. Pro Tag wird eine Leihgebühr von 5 € erhoben. Eine Ausleihe ist immer nur für kurze Zeiträume und nicht über mehrere Wochen möglich. Die Ausgabe der Koffer erfolgt entweder an der KIT-Bibliothek am Campus Süd oder der KIT-Bibliothek am Campus Nord.

Die Koffer zur Ausleihe beinhalten alles, was benötigt wird, um aus einem Laptop und einer Projektion ein hybrides Setting zu machen. Dabei wurde besonders auf einfache Bedienung und Zuverlässigkeit in unterschiedlichsten Situationen Wert gelegt. In den Koffern befinden sich eine Kamera, eine drahtlose Mikrofonie und eine einfache Beschallung. Mit einem Koffer kann entweder ein Setting in einem Seminarraum mit bis zu 25 Personen oder eine Besprechung mit mehreren Personen an einem Tisch abgebildet werden.

Verwendung in einem Institutsseminar

Bei der Verwendung in einem Institutsseminar nimmt die Kamera die Moderation auf. Über ein automatisches Tracking mit KI bleibt die Moderation immer im Bild, auch wenn sie sich im kompletten Raum bewegt. Damit hat die Moderation eine natürliche Bewegungsfreiheit und muss nicht auf die Kamera achten. Auch das Publikum vor Ort wird auf diese Weise für online Teilnehmende sichtbar und eine einzige Kamera reicht völlig aus. Die Moderation ist über ein Funkmikrofon zum Anstecken zu jeder Zeit überall im Raum gut zu hören. Ein zweiter Mikrofonsender kann als Wurfmikrofon verwendet werden, damit Diskussionsbeiträge auch online gut zu hören sind. Über die enthaltenen Lautsprecher sind Beiträge der online Teilnehmenden im Raum zu hören. Alternativ können auch vorhandene Lautsprecher angeschlossen werden.

Im Setting ist die Verwendung eines Flip-Charts oder anderer Moderationsmaterialien ohne Probleme möglich. Weitere Verwendungshinweise und Gestaltungsmöglichkeiten der Zusammenarbeit im Setting sind auf https://www.zml.kit.edu/hybride-seminare.php für die Lehre dargestellt und können sinngemäß auf Institutsseminare übertragen werden.

Verwendung in kleineren Besprechungen

Gleichermaßen können die Koffer auch für kleinere Besprechungen verwendet werden. Dazu wird an der Kopfseite des Besprechungstischs eine Projektion oder ein Display benötigt. Mittig davor wird die Kamera aus dem Koffer aufgestellt. Die beiden Funkmikrofone werden auf dem Tisch verteilt fest aufgestellt. Die vor Ort anwesenden Personen sitzen um den Tisch herum. In der Regel bleibt die Bewegungsverfolgung der Kamera ausgeschaltet, so dass immer alle gleichzeitig zu sehen sind. Zwischendurch kann die Bewegungsverfolgung aber aktiviert werden, um zum Beispiel ein Flip-Chart einzubinden. Drei besondere Positionen der Kamera können über eine optionale Software gespeichert und schnell abgerufen werden, beispielsweise eine Position, die alle zeigt, eine die auf ein Flip-Chart ausgerichtet ist und eine auf die Moderation eingestellte.

Für kleinere Besprechungen mit fünf bis zehn Personen um einen Tisch herum, gibt es zusätzlich zu den Koffern noch die Möglichkeit eine Kandao Meeting Pro Conferencing Kamera auszuleihen. Diese ist noch kompakter und beinhaltet neben dem Mikrofon und Lautsprecher sogar einen MS-Teams und einen Zoom-Client und kann ohne Computer direkt verwendet werden. Angeschlossen wird die Kamera per HDMI an ein Display oder eine Projektion. Sie wird in der Mitte des Besprechungstischs aufgestellt und erfasst alle um den Tisch sitzenden Personen mit einer 360° Kamera gleichzeitig. Das heißt, alle Personen müssen um einen Tisch mit maximal drei Meter Abstand zur Kamera sitzen. Im Meeting ist dann ein Panoramabild aller Beteiligten sowie jeweils ein automatisch festgelegter Ausschnitt mit den zuletzt sprechenden Personen sichtbar. Die jeweilige Ansicht kann über die Fernbedienung zusätzlich beeinflusst werden. Zusätzlich kann bei Bedarf auch ein Visualizer ausgeliehen werden.

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Für kleinere Besprechungen: Kandao Meeting Pro Conferencing Kamera