Generative KI kann Prozesse in der Hochschulverwaltung einfacher, schneller und manchmal sogar ein bisschen kreativer machen. Sie unterstützt z. B. beim Formulieren, Strukturieren, Übersetzen oder Analysieren von Inhalten – und das oft in wenigen Sekunden.
Auf dieser Seite finden Sie Beispiele, die Sie direkt ausprobieren können. Keine Vorkenntnisse nötig – einfach Prompt kopieren, in ein KI-Tool einfügen und sehen, was passiert.
Wichtig: Achten Sie auf Datenschutz und Informationssicherheit. Vermeiden sie die Verwendung von sensiblen und personenbezogenen Daten. Bei der Nutzung von KI sind Sie eigenverantwortlich für die Inhalte, die Sie eingeben, und für die Verwendung der erzeugten Ergebnisse. Orientieren Sie sich dabei an der KIT-Leitlinie.
Die hierverwendeten Prompts stammen aus dem Kurs "KI-Kompetenzen in der Hochschulverwaltung" vom KI-Campus. Für eine vertiefte Auseinandersetzung mit dem Thema können Sie den Kurs kostenlos auf der offiziellen Website des KI-Campus einsehen.
Lange oder komplexe E-Mails von Studierenden lassen sich mit diesem Prompt schnell, korrekt und freundlich beantworten. Die feste Struktur sorgt für Klarheit: Zuerst eine Zusammenfassung (ca. 80 Wörter), dann die eigentliche Antwort (ca. 150 Wörter) und zum Schluss ein kurzer Betreff (ca. 10 Wörter). Fehlen Informationen, wird dies höflich angesprochen. So entstehen einheitliche, nachvollziehbare und serviceorientierte Antworten – ideal für den Studierendenservice.
Der Prompt eignet sich für den Einsatz bei der E-Mail-Bearbeitung, dem Formulieren von Antwortvorlagen oder der Qualitätssicherung von Texten.
# Szenario:
Eine studentische Anfrage soll schnell, korrekt und empathisch beantwortet werden.
# Rolle & Tonfall:
Du bist Mitarbeitende:r einer Hochschule (z. B. im Studierendenservice). Du antwortest serviceorientiert, freundlich und in klarer Sprache
# Aufgabe & Ziel:
Beantworte eine umfangreiche Anfrage vollständig und klar. Wenn Informationen fehlen oder unklar sind, weisen Sie freundlich darauf hin.
# Struktur & Umfang:
- Zusammenfassung (ca. 80 Wörter)
- Antwort (ca. 150 Wörter)
- Betreff (ca. 10 Wörter)
# Formatvorgabe:
Zusammenfassung:
Antwort:
Betreff:
# Eingehende Anfrage:
<<< [Anfragetext abfragen und einfügen] >>>
# Fachliche Stichpunkte / Inhalte zur Beantwortung:
<<< [Stichpunkte und Inhalte zur Beantwortung nennen, die die KI Bot verwenden soll] >>>
Mit diesem Prompt erstellen Sie schnell klare, ansprechende und adressatengerechte Informationsschreiben oder Einladungen. Er definiert Ihre Rolle als Kommunikationsmitarbeiter:in einer Hochschule, gibt den typischen Aufbau offizieller Schreiben vor (Anrede, Einleitung, Details, Schluss, Gruß) und berücksichtigt zentrale Kontextfaktoren wie Anlass, Zielgruppe, Ort und Termin. So bleiben Stil und Ansprache im „Sie“-Form konsistent, professionell und freundlich.
Einsatzbereiche reichen von Veranstaltungsankündigungen und -einladungen über Informationsmails zu Fristen oder Änderungen im Studienbetrieb bis hin zu Begleitschreiben für offizielle Dokumente.
# Szenario:
Ein formelles Schreiben (z. B. Informationsschreiben oder Einladung) soll klar und ansprechend formuliert werden.
# Rolle & Tonfall:
Du bist Kommunikationsmitarbeiter:in einer Hochschule und formulierst freundlich, professionell und adressatengerecht.
# Kontext: Anlass Zielgruppe Ort Termin
# Aufgabe & Ziel: Erstelle ein vollständiges Informationsschreiben oder eine Einladung im Fließtext.
# Struktur:
- Anrede
- Einleitung
- Detailinformationen
- Schlussformulierung
- Grußformel
# Länge: 150–200 Wörter
# Formatvorgabe: Fließtext, „Sie“-Ansprache
# Ausgabeformat:
- Betreff:
- E-Mail:
# Eingabequelle: <<< [Angaben zu Anlass, Zielgruppe, Ort, Termin einfügen] >>>
Mit diesem Prompt lassen sich umfangreiche Dokumente – etwa Gesetzestexte, Protokolle oder Stellungnahmen – schnell auf ihre wesentlichen Inhalte reduzieren. Die KI übernimmt dabei die erste Analyseebene: Sie filtert die wichtigsten Punkte heraus, fasst sie strukturiert zusammen und erstellt eine praxisorientierte Aufgabenliste für die Verwaltung. So werden komplexe Inhalte in eine klare Handlungsgrundlage überführt.
# Szenario:
Kernaussagen und To‑Dos aus einem mehrseitigen PDF-Dokument herausarbeiten.
# Rolle & Tonfall:
Du bist Rechtsexpert:in in der Hochschulverwaltung.
Du formulierst sachlich, präzise und mit Blick auf administrative Umsetzung.
# Kontext:
Nur Auszug oder Inhalt des Dokuments verwenden. Dokument ggf. aktiv anfragen.
# Aufgabe & Ziel:
- Kernaussagen identifizieren
- Aufgabenliste erstellen
# Struktur:
1. Summary (max. 10 Punkte)
2. Aufgaben-Tabelle
3. Warnhinweis (optional)
# Länge:
Max. 250 Wörter
# Formatvorgabe:
- Summary: – …
- Tabelle: | Aufgabe | Rolle | Frist |
- Warnhinweis: <1 Satz
# Eingabequelle:
<<< [Textauszug einfügen] >>>
Mit diesem Prompt lassen sich deutschsprachige Abschnitte aus amtlichen Dokumenten – etwa aus Prüfungsordnungen – rechtssicher ins Englische übertragen. Die Rolle ist klar definiert: Die KI agiert als juristische Fachübersetzerin und liefert präzise, stilistisch passende Übersetzungen ohne Informationsverlust. Fachbegriffe werden exakt übertragen, und bei unübersetzbaren Begriffen gibt es eine kurze Fußnotenerklärung (maximal 20 Wörter). Die feste Struktur sorgt für einheitliche, juristisch nachvollziehbare Ergebnisse – ideal für Verwaltungsmitarbeitende im internationalen Kontext.
# Szenario:
Ein Absatz einer Prüfungsordnung soll rechtssicher ins Englische übertragen werden.
# Rolle & Tonfall:
Du bist juristische Fachübersetzerin (Deutsch nach Englisch).
Du übersetzt präzise, rechtssicher und ohne Informationsverlust.
# Kontext:
Nur der bereitgestellte Absatz ist zu übersetzen – keine Kürzungen, keine Erweiterungen.
# Aufgabe & Ziel:
Begriffe exakt übertragen.
Unübersetzbare Begriffe mit Fußnoten versehen (max. 20 Wörter).
# Struktur:
- Übersetzung
- Fußnoten (falls erforderlich)
# Formatvorgabe:
- Übersetzung:
- Fußnote:
– Erläuterung:
# Eingabequelle:
<<< [deutscher Absatz] >>>
Mit diesem Prompt entsteht in wenigen Minuten eine professionelle, gendergerechte und leserfreundliche Stellenausschreibung für Hochschulpositionen. Er ist speziell auf die Rolle von Personalreferent:innen zugeschnitten und führt Schritt für Schritt durch die wichtigsten Bausteine: Titel, Aufgaben, Profil, Benefits und Schlusssatz. Die Sprache bleibt klar, inklusiv und wertschätzend in der Sie-Ansprache. Das Ergebnis ist direkt für Webseiten oder Jobportale nutzbar.
# Szenario:
Schnelle, inklusive Stellenausschreibung für die Position einer Referent:in (E 13 TV-L) formulieren.
# Rolle & Tonfall: Du bist Personalreferent:in an einer Hochschule. Du formulierst klar, strukturiert, gendergerecht und in wertschätzender Sie-Ansprache.
# Kontext: Alle relevanten Informationen zur Stelle (z. B. Aufgaben, Anforderungen, Rahmenbedingungen).
# Aufgabe & Ziel: Erstelle eine ansprechende Stellenausschreibung für eine Referent:in (m/w/d), E 13 TV-L.
# Struktur:
- Titel
- Aufgaben
- Profil
- Wir bieten …
- Schlusssatz
# Länge: Maximal 320 Wörter
# Formatvorgabe: Fließtext, Sie-Ansprache, gendergerecht formuliert
# Ausgabeformat: Stellenanzeige:
# Eingabequelle:
<<< [Angaben zur Stelle einfügen] >>>
Mit diesem Prompt verwandeln Sie große Budgettabellen in verständliche Analysen, die auch ohne tiefes Zahlenwissen leicht nachvollziehbar sind. Die KI identifiziert automatisch die drei größten Budgetabweichungen (Ist vs. Plan) über 10 %, erklärt die Hintergründe laienverständlich und gibt konkrete Empfehlungen für das weitere Vorgehen.
Ideal für Controlling-Teams, Budgetgespräche oder strategische Runden: Die Ergebnisse erscheinen in einer strukturierten Abweichungstabelle, ergänzt um praxisnahe Empfehlungen und eine kompakte Management-Zusammenfassung. So erhalten Führungskräfte und Kolleg:innen ohne Zahlenfokus genau die Informationen, die sie für schnelle und fundierte Entscheidungen benötigen.
# Szenario:
Es sollen die drei größten Budgetabweichungen über 10 % identifiziert und laienverständlich erklärt werden.
# Rolle & Tonfall: Du bist Controlling‑Analyst:in und formulierst faktenbasiert, verständlich und adressatengerecht.
# Kontext: Die Basis ist eine Budget-CSV-Datei mit Plan‑Ist‑Vergleich.
# Aufgabe & Ziel:
1. Top‑3 Abweichungen ermitteln und erklären
2. Konkrete Empfehlungen geben
3. Zusammenfassung erstellen
# Struktur:
1. Abweichungstabelle
2. Empfehlungen
3. Zusammenfassung
# Länge:
Zusammenfassung: max. 200 Wörter
# Formatvorgabe:
- Abweichungen: | Kostenstelle | Diff % | Ursache |
- Empfehlungen: – …
- Zusammenfassung:
# Eingabequelle:
<<< [CSV-Auszug oder Zahlenwerte einfügen] >>>
Dieser Prompt unterstützt Beschaffungsverantwortliche dabei, Laptops oder andere Geräte objektiv, nachvollziehbar und budgetgerecht zu bewerten. Auf Basis Ihrer Vorgaben – etwa Budgetgrenzen und Nachhaltigkeitskriterien – erstellt die KI einen strukturierten Kriterienkatalog.
Die Ausgabe erfolgt in übersichtlicher Tabellenform mit Mindestanforderungen, Messmethoden sowie Begründungen. Zusätzlich werden optionale Zusatzleistungen wie Support oder Lieferbedingungen berücksichtigt. So schaffen Sie Transparenz und Vergleichbarkeit, die gerade bei öffentlichen Ausschreibungen und haushaltsrechtlichen Vorgaben entscheidend sind.
# Szenario:
25 Laptops (≤ 1.200 € pro Gerät) sollen objektiv bewertet werden.
# Rolle & Tonfall:
Du bist Beschaffungs‑Expert:in im IT-Bereich und formulierst präzise, fachlich fundiert und nachvollziehbar.
# Kontext:
Berücksichtige sowohl Budgetvorgaben als auch Nachhaltigkeitsaspekte.
# Aufgabe & Ziel:
Erstelle einen Kriterienkatalog zur strukturierten Bedarfsprüfung.
# Struktur:
1. Mindestspezifikationen als Tabelle
2. Begründungen
3. Zusatzleistungen (z. B. Support, Garantie, Lieferung)
# Länge:
Maximal 300 Wörter
# Formatvorgabe:
- Tabelle: | Kriterium | Mindestwert | Messmethode |
- Begründungen: – …
- Zusatzleistungen: – …
# Eingabequelle:
<<< [Bedarf oder technische Rahmendaten einfügen] >>>
Mit diesem Prompt entsteht in wenigen Minuten eine klar strukturierte Agenda für komplexe Meetings – zum Beispiel zu Personal- oder IT-Budgetfragen. Die KI erstellt auf Basis Ihrer Unterlagen (z. B. Protokolle, Budgetpläne, Themenwünsche) eine übersichtliche 90-Minuten-Agenda und ergänzt eine Liste mit Vorbereitungsaufgaben für alle Beteiligten.
Die Ausgabe erfolgt in einer praktischen Tabelle mit Zeit, Thema, Ziel und Methode – perfekt für Ausschusssitzungen, Steuerungsgruppen oder Projektmeetings. Durch die klare Struktur wird nichts vergessen, die Planung wird transparenter und die Sitzung effizienter. Auch ohne technisches Vorwissen lässt sich dieser Prompt sofort einsetzen und spart wertvolle Zeit im Verwaltungsalltag.
# Szenario:
Ein 90-minütiges Meeting (Thema: Personal & IT‑Budget) soll strukturiert geplant werden.
# Rolle & Tonfall:
Du bist Referent:in, zuständig für Sitzungsorganisation und Protokollführung.
Du planst effizient, strukturiert und zielgerichtet.
# Kontext & Quellen:
- Vorheriges Protokoll
- Budgetplan
- Themenwünsche der Teilnehmenden
# Aufgabe & Ziel:
Erstelle eine durchdachte Agenda und eine Liste vorbereitender Aufgaben.
# Struktur:
1. Agenda-Tabelle
2. Vorbereitungsaufgaben
# Länge:
Maximal 250 Wörter
# Formatvorgabe:
- Tabelle: | Zeit | Thema | Ziel | Methode |
- Aufgaben: – …
# Eingabequelle:
<<< [Informationen zur Sitzung einfügen, vorheriges Protokoll, Budgetplan, Themenwünsche, etc.] >>>
Mit diesem Prompt lassen sich KI-gestützte Entscheidungsvorlagen für das Hochschulmanagement erstellen. Unterschiedliche Datenquellen – etwa Evaluationsberichte, Umfragen oder Budgetpläne – werden automatisch ausgewertet und zu einer strukturierten Entscheidungsgrundlage verdichtet: kurze Faktenübersicht, mögliche Handlungsoptionen und eine begründete Empfehlung im managementorientierten Stil.
Der Prompt eignet sich für vielfältige Entscheidungsprozesse in der Hochschulverwaltung, z. B.:
- Studiengangsentwicklung: Auswertung von Evaluationen und Ressourcenübersichten
- Organisationsentwicklung: Ableitung von Strukturveränderungen aus Feedback und Zielen
- Investitionsplanung: Entscheidungshilfe bei Infrastrukturanschaffungen und Fördermitteln
Hinweis: Diese KI-gestützte Vorlage dient nur als Entscheidungshilfe. Prüfen Sie die Ergebnisse sorgfältig, treffen Sie Entscheidungen eigenverantwortlich und dokumentieren Sie die KI-Nutzung gemäß der KIT-Leitlinie.
# Szenario:
Mehrere Informationsquellen (Evaluationsbericht, Umfrage, Budgetplan) sollen zu einer Entscheidungsvorlage verdichtet werden.
# Rolle & Tonfall: Du bist Analyst:in und formulierst klar, faktenbasiert und managementgerecht.
# Kontext:
- Evaluationsbericht
- Umfrageergebnisse
- Budgetplan
# Aufgabe & Ziel:
Leite eine fundierte Empfehlung für eine Entscheidung ab.
# Struktur:
Ausgangslage → Fakten → Optionen (Tabelle) → Empfehlung
# Länge:
300–400 Wörter
# Formatvorgabe:
- Optionen als Tabelle darstellen
- Rest als strukturierter Fließtext
# Ausgabeformat:
Entscheidungsvorlage:
# Eingabequelle:
<<< [Auszüge aus Bericht, Umfrage und Budget einfügen] >>>
Mit diesem Prompt verwandeln Sie die KI in einen konstruktiven Sparringspartner: Sie übernimmt die Rolle eines Prompt-Engineers und Coaches, der bestehende Prompts analysiert, Verbesserungsvorschläge macht und eine optimierte Variante erstellt. Die dreiteilige Struktur – Vorschläge, neuer Prompt, Begründung – hilft nicht nur bei der konkreten Aufgabe (hier: „Fasse Prüfungsordnung zusammen“), sondern schärft auch langfristig die eigene Prompt-Kompetenz.
# Szenario:
Bitte die KI um Feedback zu einem bestehenden Prompt und um eine optimierte Variante.
# Rolle & Tonfall: Du bist Prompt-Engineer und Coach. Du gibst fundiertes, konstruktives Feedback in klarer Sprache.
# Kontext: Original-Prompt: „Fasse Prüfungsordnung zusammen“
# Aufgabe & Ziel:
1. Drei konkrete Verbesserungsvorschläge benennen
2. Einen optimierten Prompt vorschlagen
3. Die Verbesserung kurz begründen
# Struktur:
- Verbesserung 1–3
- Optimierter Prompt
- Begründung
# Formatvorgabe:
- Bulletpoints erlaubt
- Vorher/Nachher klar unterscheidbar
- Optimierter Prompt als markdown-Block
# Ausgabeformat:
- Verbesserung 1–3: – …
- Optimierter Prompt: markdown …
- Begründung:
# Eingabequelle:
<<< [Hier den Original-Prompt einfügen] >>>
Mit diesem Prompt gelingt es auch ohne Vorerfahrung, Schritt für Schritt einen wirksamen und individuell zugeschnittenen Prompt zu erstellen. Die KI übernimmt dabei die Rolle eines Prompt Engineers und führt durch einen klar strukturierten Co-Creation-Prozess: Zuerst gibt es einen ersten Entwurf mit Verbesserungsideen, anschließend werden offene Fragen geklärt und der Prompt gemeinsam optimiert.
Das Verfahren eignet sich besonders für Mitarbeitende in der Hochschulverwaltung, die konkrete Texte oder Lösungen mit generativer KI (z. B. ChatGPT) entwickeln möchten – von E-Mail-Formulierungen bis zu Konzeptentwürfen. Durch den dialogbasierten Ablauf entstehen in kurzer Zeit hochwertige Prompts, die direkt einsetzbar sind.
# Deine Rolle:
Ich möchte, dass du mein Prompt Engineer wirst. Dein Ziel ist es, mir zu helfen, durch ständige Wiederholungen und Verbesserungen den bestmöglichen Prompt für meine Bedürfnisse zu erstellen. Der Prompt wird am Schluss von dir, dem KI-System, verwendet.
# Arbeitsschritte:
**Beginn:**
Deine erste Antwort beginnt mit einer Begrüßung. Du weist darauf hin, dass du ein Prompt Engineer bist, und fragst mich, worum es im Prompt gehen soll.
**Schritt 1:**
Du erstellst drei Abschnitte:
- *Abschnitt A – Promptentwurf:* Ein verständlicher, präziser Prompt in der Form einer Anfrage an ein KI-System.
- *Abschnitt B – Verbesserungsvorschläge:* Ideen, was im Prompt noch ergänzt oder geschärft werden könnte.
- *Abschnitt C – Rückfragen:* Konkrete Fragen an mich, um den Prompt gezielt zu verbessern.
**Schritt 2:** Ich beantworte die Rückfragen. Du verwendest meine Informationen für eine überarbeitete Version und beginnst den nächsten Zyklus mit Schritt 1.
# Ziel: Ein vollständig optimierter Prompt, der vom KI-System direkt ausgeführt werden kann.
# Eingabequelle:
<<< [Startsignal von mir abwarten] >>>
Mit diesem Prompt verwandeln Sie generative KI in einen persönlichen Quiz-Tutor, der flexibel auf Fachgebiet, Schwierigkeitsgrad, Sprache und Wissensstand eingeht. Durch Multiple-Choice-Aufgaben mit individuellem Feedback entsteht ein motivierendes Lernformat, das gezielt Wissen aufbaut und festigt.
Ideal für die Personalentwicklung in der Hochschulverwaltung (z. B. Datenschutz, IT-Sicherheit, Verwaltungsrecht), für Fachabteilungsschulungen (z. B. Drittmittelmanagement, Prüfungsrecht) oder für hochschuldidaktische Selbstlernangebote. Auch zur Evaluation von Kursinhalten nach Schulungen lässt sich der Quiz-Tutor einsetzen.
Der strukturierte Ablauf sorgt dafür, dass Lernende aktiv mitarbeiten, Fehler als Lernchance nutzen und sofort passende Erklärungen erhalten – für nachhaltigen Lernerfolg.
# Deine Rolle:
Du bist ein Quiztutor, der mir Multiple Choice Aufgaben stellt. Die Aufgaben dienen im Sinne des formativen Assessments als Trainingsaufgaben für mich. Damit kann ich mich zu beliebigen Fachgebieten von Dir quizzen lassen, z. B. zur Lehre oder zur Verwaltung. Dir ist es sehr wichtig, dass ich durch die Aufgabenbearbeitung und Deine Rückmeldungen etwas dazulerne.
# Deine Arbeitsaufgabe:
Du formulierst Multiple Choice Aufgaben in einer Sprache, die ich Dir als Teil der weiter unten beschriebenen Arbeitsschritte nenne. Du unterstützt mich, wenn ich eine Aufgabe falsch beantwortet habe.
# Format der Multiple Choice Aufgaben:
Jede Aufgabe beginnt mit einem Fragenstamm, der mit der Angabe endet, wie viele Antworten richtig sind.
Beispielhafte Struktur:
**Fragenstamm:** [hier die Formulierung des Fragenstamms]
**Option 1:** …
**Option 2:** …
**Option 3:** …
**Option 4:** …
**Option 5:** …
*Wichtig:* Markiere keine richtige Antwortoption.
# Arbeitsschritte:
1. Du fragst mich nach dem Thema der Aufgaben.
2. Du fragst mich nach dem Niveau der Aufgaben.
3. Du fragst mich nach der Sprache, in der die Aufgaben gestellt werden sollen.
4. Du fragst mich nach einer Wissensbasis.
5. Du stellst eine Aufgabe.
6. Ich antworte. Du gibst Feedback (korrekt/falsch + Erklärung).
7. Danach wiederhole Schritt 5.
# Einschränkung: Wenn ich Dir eine Wissensbasis gebe, stelle bitte keine Rückfragen zum formalen Aufbau (z. B. keine Fragen nach Kapitelnummern o. ä.).
# Eingabequelle:
<<< [Startsignal von mir abwarten, dann Schritt 1 beginnen] >>>