Smart Meetings – KI-gestützte Protokollerstellung Pilotprojekt im KIT-Senat gestartet

Sitzungen und Besprechungen gehören in vielen Bereichen des KIT zum Arbeitsalltag – ebenso wie die anschließende Erstellung von Protokollen. Gerade bei ausführlichen Verlaufsprotokollen ist die Dokumentation mit einem hohen zeitlichen Aufwand verbunden. Moderne KI-Werkzeuge eröffnen neue Möglichkeiten, solche Prozesse zu unterstützen und Beschäftigte bei zeitintensiven Aufgaben zu entlasten.

Im Projekt GenAI∂KIT erproben wir deshalb verschiedene Einsatzmöglichkeiten von KI im Hochschulalltag. Dabei geht es nicht nur um die Frage, was technisch möglich ist, sondern vor allem darum, wo KI einen echten Mehrwert bietet, welche Grenzen bestehen und welche Voraussetzungen für einen verantwortungsvollen Einsatz notwendig sind.

Ein erster Anwendungsfall ist das Pilotvorhaben „Smart Meetings“ zur KI-gestützten Protokollerstellung im KIT-Senat. Der Senat eignet sich dafür besonders gut: Zum einen entstehen dort anspruchsvolle Verlaufsprotokolle, zum anderen liegen hochwertige manuell erstellte Protokolle vor, die als Vergleichsgrundlage für die Evaluation dienen können.

So funktioniert die KI-gestützte Protokollerstellung

Ein wichtiger Grundsatz des Vorhabens ist die datensouveräne Verarbeitung: Die technische Umsetzung erfolgt ausschließlich mit lokalen Systemen des KIT. Es werden keine Daten an externe Cloud-Dienste übertragen. Die Audioverarbeitung findet innerhalb des KIT-Netzwerks statt und dient ausschließlich der Transkription des gesprochenen Wortes. Eine Speicherung der Audiodaten erfolgt nicht.

Der Ablauf sieht vor:

• Die Teilnehmenden werden transparent über die KI-unterstützte Protokollerstellung informiert.
• Während der Sitzung wird das gesprochene Wort automatisch transkribiert.
• Auf Basis des Transkripts erstellt ein KI-Modell einen ersten Protokollentwurf.
• Die zuständigen Protokollierenden prüfen, korrigieren und finalisieren das Ergebnis.

Die KI unterstützt damit bei der Erstellung einer ersten Fassung. Die Verantwortung für Inhalt, Qualität und Freigabe des Protokolls bleibt jederzeit bei den zuständigen Personen.

Erfahrungen sammeln und Möglichkeiten ausloten

Während der Pilotphase wird weiterhin parallel ein reguläres manuelles Protokoll erstellt. Dadurch können die Ergebnisse direkt verglichen und verschiedene Aspekte bewertet werden – beispielsweise Qualität, Vollständigkeit, Bearbeitungsaufwand und tatsächlicher Nutzen.

Die gewonnenen Erkenntnisse sollen helfen, den Einsatz von KI-gestützten Lösungen am KIT realistisch einzuschätzen und Anforderungen für mögliche weitere Anwendungen abzuleiten.

Aktuell ist das Vorhaben auf den KIT-Senat begrenzt. Ob und in welcher Form die Technologie künftig auch in anderen Bereichen eingesetzt werden kann, hängt von den Ergebnissen der Evaluation sowie den daraus gewonnenen Erfahrungen ab. Das Pilotvorhaben schafft damit eine wichtige Grundlage, um Chancen und Grenzen von KI-gestützter Unterstützung im Arbeitsalltag besser zu verstehen.